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Elementos generales

Módulo que permite realizar búsqueda de documentos emitidos por clientes de GDExpress y analizar situación de documentos tanto en el SII como en los clientes. 

Componentes:

• Documentos emitidos
• Cesiones emitidas
• Barra de búsqueda
• Búsqueda avanzada 
• Mis Consultas
• Resultado de Búsquedas

Resultado de Búsqueda

Permite al usuario visualizar el resultado de la consulta mediante la barra de búsqueda o Búsqueda avanzada. 

 Elementos disponibles:

• Descargar: Permite al usuario descargar un fichero comprimido con extensión .zip (extraíble) el cual contiene un documento Excel con todos los registros que retorna una consulta  determinada. Esto solo considera los primeros 10.000 registros en lista, en caso de requerir más, se solicita realizar dos consultas filtrando por segmentos de tiempo o tipos de DTE. 

• Cuadro de Resultados:  La información asociada al cuadro de resultados se encuentra disponible en la sección de Semáforos.

Semáforo

Interfaz que permite al usuario GDExpress identificar el estado de los documentos mediante círculos de colores con sus estados correspondientes en el SII.

Estos pueden ser:

(A) Estado de Autorización: Circulo verde si el documento está aprobado, amarillo aprobado con reparo y rojo rechazado ante el SII. 
(D) Estado de Distribución electrónica: Círculo verde si el documento fue distribuido al Cliente/SII, circulo rojo si no se distribuyó.   
(R) Estado de recepción cliente: Circulo verde si hay recepción del documento por parte del cliente, círculo rojo si no se recepcionó.
(L) Estado de aceptación comercial: Círculo verde si el receptor entrega aceptación comercial al documento o, en su defecto, pasan los 8 días legales para darla. Si el cliente rechaza la mercadería, este cambia a rojo. (Mayor información http://www.sii.cl/factura_electronica/GUIA_aceptacion_reclamo_dte.pdf)
(C) Estado de Cesión electrónica: Círculo verde en caso de realizar de forma correcta la cesión del documento a un Factoring, en caso de estar erróneo, circulo rojo.
(X) Estado de anulación: Permite anular el documento desde el sistema de GDExpress evitando que vuelva a ser enviado al SII. Esto se permite solo si el documento fue rechazado y, posteriormente, eliminado de nuestra plataforma.  

 Nota:

• Para el estado de autorización, cuando el círculo es plomo significa que el SII no ha dado respuesta al documento enviado. 
• El SII puede tardar como máximo 24 horas en dar respuesta a un documento.
• La distribución electrónica se realizará solo si la casilla del cliente no presenta problema alguno. 

Herramientas adicionales

Icono disponible en el cuadro de resultado (previa búsqueda de un documento emitido) situado al final de la línea. 

Dentro de ellas se destacan:

El ciclo correcto de recepción y distribución del documento se puede apreciar en la imagen a continuación:

Barra de Búsqueda Simple

Elemento que permite al usuario realizar búsquedas generales sobre documentos emitidos recepcionados en nuestro portal. Dicha campo de texto permitirá buscar acorde a las coincidencias encontradas para los siguientes valores:

• Monto: Valor correspondiente al total del documento tributario.
• Folio: Número de documento electrónico.
• Razón Social: Permite buscar tanto por emisor como receptor.
• Tipo de DTE: Código interno del SII relacionado al documento buscado. 
• RUT: Permite buscar tanto por RUT emisor como receptor.  

Ejemplos de búsqueda simple

Búsqueda por folio: Si está en conocimiento del usuario el folio a buscar, solo será necesario que lo ingrese en la barra de búsqueda y aparecerán todos los registros que coincidan con el valor especificado. En base a esto, será responsabilidad del usuario identificar cuál es el documento buscado. Ej: búsqueda de folio 11909

Búsqueda por Monto: Si está en conocimiento del usuario el monto total a buscar, solo será necesario que lo ingrese en la barra de búsqueda y aparecerán todos los registros que coincidan con el valor especificado. En base a esto, será responsabilidad del usuario identificar cuál es el documento buscado. Ej: búsqueda por monto $826.888

Búsqueda por Razón Social: Si está en conocimiento del usuario la razón social a buscar, solo será necesario que lo ingrese en la barra de búsqueda y aparecerán todos los registros que coincidan con el valor especificado. En base a esto, será responsabilidad del usuario identificar cuál es el documento buscado. Ej: búsqueda para razón social OW CHILE

Búsqueda Avanzada

Situada al costado derecho de la lupa de búsqueda, este botón permitirá al usuario realizar una búsqueda detallada según campos específicos (tipo DTE, fecha emisión, folio, rango, RUT emisor/receptor, estado SII, filtros).

Definición de Campos

Tipo Documento: Documento tributario electrónico que se desea buscar.

Fecha emisión: Fecha de emisión asociada al documento.

Folio: Número individual o rango de folios a buscar. 

Emisor:  Lista con RUT de empresas emisoras asociadas a la cuenta de acceso con que se ingresó.

Receptor: Campo vacío que permite buscar por el RUT del proveedor.

Estado SII: Busca según la respuesta otorgada por el SII para ese documento (Aprobado SII, Aprobado con Reparos SII, Rechazado SII, Eliminado, No Eliminado, Indefinido). 

Filtros: Entrega nuevos filtros que pueda facilitar el proceso de búsqueda para el usuario:

1. Fecha de Vencimiento
2. Distribución electrónica
3. Recepción Cliente
4. Aceptación Comercial
5. Cesión electrónica
6. Estado de Anulación
7. Fecha de recepción SII
8. Fecha de recepción GDExpress
9. Forma Pago

Asistente que permite al usuario crear y guardar búsquedas predeterminadas las cuales podrá utilizar de forma recurrente. Los pasos para crear una consulta son:

1. Ingresar al módulo de Documentos emitidos o Documentos Recibidos y seleccionar la opción de "Mis Consultas".

2. Una vez abierto el asistente, el usuario deberá completar los campos requeridos para ejecutar la consulta: 

a. Nombre: Deberá asociarle un nombre representativo de la consulta a realizar.

b. Campo: Seleccionar el valor que permitirá discriminar entre los registros ya existentes (Como ejemplo se usará el TipoDTE).

c. Operador: Corresponde al operador lógico entre el campo a filtrar y el valor (Se entiende como operador lógico: "Mayor que", "Menor que", "Igual", "Distinto" ,etc).

d. Valor: Registro alfanumérico que será utilizado para asociar al campo de búsqueda y ejecutar el filtro. 

e. Conector: Valor requerido en caso de usar más de una condición (Ejemplo TipoDTE y, adicional, buscar por Rut Emisor) siendo "y" para considerar de forma obligatoria ambas líneas u "o" para tomar solo una de las dos.

3. Una vez que se completen todos los campos, daremos clic al botón "Probar", esto nos generará un link el cual nos permitirá visualizar todos los registros que cumplan con las condiciones establecidas (En caso del ejemplo: "TipoDTE:33 AND RUTEmisor:1-9"). Posterior a ello, si desea guardar dicha búsqueda, deberá dar clic al botón "Guardar". 

Cesión

Esta funcionalidad es usada normalmente para confirmar en el SII los documentos emitidos que se han cedido.

Campos a Filtrar

Se disponen de 3 campos para realizar búsquedas en el módulo de cesiones. Estos son:  Empresa, Tipo de Consulta y Periodo. 

Empresa: Lista desplegable con RUT de empresas emisoras asociados a la cuenta de correo con la cual ingreso al sitio web.

Tipo de Consulta: Permite buscar por Deudor, Cesionario o Cedente.

• Deudor: Entidad que adeuda una Factura (Receptor de la factura).
• Cedente: Empresa emisora que traspasa deuda a otra entidad. Normalmente, emisor del documento cuando es la primera cesión. 
• Cesionario: Entidad que realiza el reclamo de factura al deudor a petición del Cedente. Normalmente, esto queda a cargo del Factoring. 

Periodo: Rango de fecha para realizar la búsqueda de cesiones generadas limitada por el SII al primer día del mes anterior. 

Opción disponible para los documentos registrados en el módulo de "Documento recibidos". Situada dentro del icono de "tuerca", esta será representada por dos manos enlazadas utilizando el último puesto de la fila.

Restricciones para generar una aprobación/rechazo comercial:

• El documento debe estar aprobado en la plataforma GDExpress.
• Su fecha de recepción ante el SII no debe superar los 8 días (se entiende que posterior a esta fecha, el documento quedará aprobado por ley).
• La forma de pago no puede ser en efectivo (solo apta para forma de pago Crédito).
• Solo se permite la aceptación de Factura afecta, exenta y liquidación de factura. 

Pasos para generar la aceptación / rechazo comercial:

1. Seleccionar icono de "Aceptación y rechazo comercial"
2. Se abrirá una ventana con los datos del usuario que emite la aceptación/rechazo comercial, recuadro de observaciones y la acción a realizar.
3. Dentro de las opciones disponibles, el usuario podrá seleccionar:
   "Otorga recibo de mercadería o servicios"
   "Reclamo al contenido del documento"
   "Reclamo por falta parcial de mercadería"
   "Reclamo por falta total de mercadería"
   "Acepta contenido del documento"
4. Tanto la aceptación como el rechazo son procesos irreversibles ya que, tras el nuevo registro de compra y venta, dichas acciones se ven reflejadas en la contabilización de documentos en el SII. Si desea anular una acción sobre estas, deberá solicitar la nota de crédito correspondiente. 
5. Si usted rechaza un documento, será obligación indicar el por qué del rechazo. 
6. Puede realizar la aceptación/rechazo informando solo a su cliente (sin seleccionar la opción "Registrar en el SII") o enviarla simultáneamente al Servicio de impuestos internos (seleccionar opción "Registrar SII").
7. Los documentos que sean aceptados en el SII directamente y no en nuestro portal, su estado podrá ser reflejado al 9 día en nuestro sitio web.
8. En base a la fecha de recepción en el SII, un documento podrá ser contabilizado en el siguiente mes si no obtuvo aceptación comercial y su fecha culmine (8 días desde la recepción) queda establecida en el mes próximo.  
   
   
   
   

Documentos Recibidos

Dentro de la lista de registros disponibles en el módulo de "Documentos Recibidos" podemos encontrar 3 estados asociados a un documento y 5 iconos de contenido extra para gestionar operaciones ante el SII o simplemente de interfaz. En base a los estados de documentos se logra identificar la letra (A), (L) y (X). 

Leyenda de Símbolos

Adicional a esto, podremos ver como última opción el icono  con contenido adicional al documento, identificando en este: "Vista previa de impresión", "Tracking del documento", "Anular el documento", "Aceptar o rechazar documento" y "Consultar estado de un documento"

Para realizar la búsqueda de cesiones, será necesario que el cliente ingrese la contraseña registrada en el SII para la empresa asociada (En caso de no conocerla, consultar al Contador o encargado de Facturación). Como referencia, es la misma con la que ingresa a "identificación de Contribuyentes"

Esto es requerido ya que la consulta no se realiza con certificado digital del representante legal (como lo es para el ciclo de facturación), si no, con RUT y clave de la empresa. Si los datos proporcionados son los correctos, podrá visualizar el listado de cesiones emitidas.

Factoring

Módulo destinado a detallar el proceso de factoring. Para acceder a esta opción, el usuario deberá ingresar en el módulo de "Factura de Clientes" y buscar el documento a ceder. Una vez identificado, seleccionar la última opción denominada como "engranaje" y, dentro de la gama de opciones, seleccionar "Cesión de este documento".

Tras abrirse la ventana de "Cesión de Factura electrónica", podremos ver el resumen del documento y a qué empresa realizaremos la cesión del documento. En caso de no tener registros en la lista y se desea registrar una, debemos seleccionar el signo "+" que se encuentra dentro del círculo verde a mano derecha del valor "Seleccione Factoring".

Dentro de esta ventana, se nos solicitará completar los datos base del Cesonario para poder realizar la cesión (debajo de los subtítulos tenemos la descripción de cada campo).

Una vez guardado, ya podremos continuar con la cesión del documento. En la ventana principal, el usuario podrá ver en la lista de factoring's el nombre de la entidad que ingresó. Lo seleccionaremos y daremos clic al botón "Ceder". Si el documento es cedido con éxito, aparecerá la ventana de confirmación, en caso contrario, se requerirá contactar a nuestra mesa de ayuda para analizar el caso. 

Al interior de la ventana de factoring, podremos ver dos iconos correspondientes a "Descargar" y "Cesión" donde la primera permite descargar el fichero enviado al factoring con los datos de la factura a ceder y, la segunda, corresponde a un resumen de la información cedida.  

NOTA: Es importante destacar que una cesión se podrá realizar solo si un documento electrónico no tiene asociada una nota de crédito y su forma de pago no corresponde a Contado. De igual manera, el tiempo de respuesta dependerá de la velocidad de procesamiento por parte del Servicio de Impuestos Internos.