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Módulos GDExpress

 

Módulos disponibles

En base a esta publicación, nuestros usuario podrán identificar el uso de los módulos disponibles en el sitio web. 

 


Módulo que permite gestionar documentos emitidos por las empresas asociadas a GDExpress (visualización, seguimiento, distribución entre otras funcionalidades).

Módulo que permite gestionar documentos de proveedores para los clientes de GDExpress (visualización, seguimiento, aceptación/rechazo comercial entre otras funcionalidades).

Módulo disponible para la confección de Libro compra – venta (válida hasta julio de 2017 por incorporación de nuevo Registro de Compra – Venta por parte del S.I.I.).

Módulo que direcciona al sitio web del Servicio de Impuestos internos para realizar la petición de folios (CAF) asociadas a los documentos tributarios electrónicos.

Módulo que direcciona al sitio web del Servicio de Impuestos internos para realizar la anulación individual o masiva de folios asociados a los documentos tributarios electrónicos.

Módulo que permite al usuario GDExpress realizar el consumo de folios cuando este certificó el documento tributario “Boleta electrónica”.

Módulo disponible para el usuario administrador donde este podrá crear nuevas cuentas a los usuarios que necesiten interactuar en nuestro sitio web.

Módulo que permite actualizar información relacionada a la empresa que mantiene contrato activo con GDExpress.

Módulo que permite al usuario GDExpress revisar su estado de cuenta y el histórico de facturas canceladas.

Nuevo módulo para la generación y envío de Libros contables electrónicos (diario, mayor y balance) mediante la solución otorgada por GDExpress.

 

Módulo disponible para la creación de documentos electrónicos a través del sitio web de GDExpress.

 

 

Estado Módulos

 

Estado Módulos

A través de esta información, nuestros usuarios podrán entender la nueva simbología incorporada en los módulos de "Documentos Recibidos", "Documentos emitidos" y "Libros electrónicos".

 

 

Documentos emitidos

Círculo Rojo:

Indica la cantidad de documentos rechazados para las empresas asociadas a la cuenta de correo.

Documentos recibidos

Círculo Rojo:

Cantidad de documentos recibos que presentan error o no han sido recibidos por el SII.

 

Círculo Amarillo:

Cantidad de documentos recibidos por nuestros clientes que aún no reciben aceptación o rechazo comercial.

Libros Electrónicos

Círculo Rojo:

Cantidad de libros rechazados por el SII

 

Círculo Amarillo:

Cantidad de libros pendientes de confirmación para ser enviados al SII

 

(*) Importante Si usted dispone activo el círculo rojo en documentos emitidos, deberá revisar los documentos rechazados y regularizar su situación ya que este documento para el Servicio de Impuestos Internos no es un documento tributario válido. De igual manera, si el documento es entregado mediante el papel, se estará incurriendo una ilegalidad. En base a lo mencionado, los documentos rechazados no pueden ser considerados en el antiguo libro de compra venta ni tampoco serán visibles en el nuevo registro de compra venta.

Búsqueda Avanzada

 

Búsqueda Avanzada

Situada al costado derecho de la lupa de búsqueda, este botón permitirá al usuario realizar una búsqueda detallada según campos específicos (tipo DTE, fecha emisión, folio, rango, RUT emisor/receptor, estado SII, filtros).

 

Definición de Campos

Tipo Documento: Documento tributario electrónico que se desea buscar.

Fecha emisión: Fecha de emisión asociada al documento.

Folio: Número individual o rango de folios a buscar. 

Emisor: Campo vacío que permite buscar por el RUT del proveedor.

Receptor: Lista con RUT de empresas emisoras asociadas a la cuenta de acceso con que se ingresó.

Estado SII: Busca según la respuesta otorgada por el SII para ese documento (Aprobado SII, Aprobado con Reparos SII, Rechazado SII, Eliminado, No Eliminado, Indefinido). 

Filtros: Entrega nuevos filtros que pueda facilitar el proceso de búsqueda para el usuario:

  1. Fecha de Vencimiento
  2. Distribución electrónica
  3. Recepción Cliente
  4. Aceptación Comercial
  5. Cesión electrónica
  6. Estado de Anulación
  7. Fecha de recepción SII
  8. Fecha de recepción GDExpress
  9. Forma Pago

 

Generar consumo de folio

Para poder realizar el consumo de folios, el usuario deberá seleccionar de forma manual y unitaria el día que desea informar. Si bien se selecciona de a uno, el usuario puede generarlos de forma continua sin esperar tener resultado por parte del día anterior. 

  

 

Un día sin leyenda asociada es un día que debe ser declarado en el SII, por ende, debe seleccionarlo y confirmar su confección.

Leyenda:

  • Día solo: Se debe seleccionar para generar reporte de consumo de folios.
  • Día con icono circular de carga: segunda etapa posterior a la selección de día y confirmación de su generación.
  • Día con pulgar elevado y rayo: Documento listo para ser revisado, cuadrado y enviado al SII (véase resumen en siguiente punto). 
  • Día con visto bueno y rayo: Envío recibido y validado por el SII.

 

  

 

(* )Día con pulgar elevado y rayo:


Muestra el resumen de movimientos por día orientándose en Boletas afectas/exentas electrónicas y notas de crédito que las referencien.  El usuario deberá cuadrar esta información y validar que lo propuesto por GDE es idéntico a lo que emitió por su sistema. De igual manera, en el módulo adyacente deberá ingresar el rango de folios anulados (si este no es continuo, deberá ingresar una nueva fila con el salto de folios correspondiente).

 

  • Botón imprimir: Genera un reporte con formato PDF sobre la información cargada en consumo de folios.
  • Botón confirmar: Permite realizar el envío al SII. 
  • Botón eliminar: Elimina el reporte generado. Si se ingresan nuevos registros pese a que este ya se habia generado, será necesario eliminar el consumo de folios actual y deberá volverlo a generar para considerar los nuevos cambios. 
  • Botón descargar: Descarga la información de consumo de folios con extensión XML.

Consumo de Folios

l contribuyente autorizado a operar como emisor electrónico de algún tipo de Documento Tributario Electrónico (DTE) específico se le podría requerir que entregue un reporte periódico de cómo ha utilizado los folios autorizados en sus documentos. Específicamente, esto es un requerimiento para los contribuyentes autorizados a la emisión de boletas electrónicas y boletas electrónicas exentas o no afectas. Los contribuyentes autorizados a la emisión electrónica de este tipo de documentos deben enviar al SII en forma DIARIA, este archivo electrónico para reportar los folios que han utilizado cada día.

Procedimiento para realizar consumo de Folios: 

1. Cuando seleccionamos la opción de "Consumo de folio" podremos ver las empresas relacionadas a la cuenta de usuario y los días que se encuentran pendiente/completos relacionados a ello.    

 

  • Seleccione empresa: dispone de una lista con todas las empresas asociadas a la cuenta de ingreso.
  • Solicitar consumo histórico: requiere de una cuenta de usuario para gestionar el envío de consumos de folios. 
  • Selección de Fechas: Véase procedimiento en enlace "Fecha para consumo de folio".
  • Consulta de estado de reporte: redirecciona a sitio web del SII donde podrá consultar sobre los consumos emitidos/pendientes.

Conciliación DTE

 

Conciliación DTE

Su finalidad principal es detectar los documentos recibidos en el Servicio de impuestos internos que no se encuentran en nuestra plataforma. Los elementos que la componen son:

  • Receptor: lista desplegable con RUT asociados a la cuenta de ingreso.
  • Tipo de Consulta: Permite consultar por todos los documentos recibidos en el SII o los que se encuentran en él pero no en GDE.
  • Fecha de recepción SII: Fecha que el documento es recepcionado por el SII (no es la fecha de emisión aunque puede coincidir). 

  • Documentos obtenidos desde el SII: totalidad de documentos obtenidos desde el SII en base a la consulta realizada. 
  • Documentos no recibidos en GDE: Cantidad de documentos que no han sido recepcionados por GDE pero si por el SII.

  

(*)  Como se detalla en el mensaje informativo, el tope máximo de documentos para visualizar son de 7000 registros. Si el resultado llegara a considerar más de lo estipulado, se recomienda dividir las fechas de búsqueda en dos o más rango para obtener la totalidad de registros.

Cuando un documento es recepcionado por el SII pero no por la plataforma del proveedor de factura electrónica, según lo estipulado por la ley será responsabilidad del usuario solicitar a su cliente el re-envío del XML a la casilla inbox@cloud.gdexpress.cl (casilla encargada de recepcionar los XML para, posteriormente, ser desplegadas en nuestra plataforma).

Como funcionalidad independiente, GDE permite de igual manera realizar la aceptación o rechazo comercial del documento pese a que no esté en el sitio web. Para ello, el usuario deberá posicionarse al final del registro y dar clic al icono "Engranaje" o "tuerca". Posterior a ello, aparecerá un nuevo elemento representativo de dos manos entrelazadas (icono que permitirá realizar la aceptación o rechazo comercial).

Descripción Columna Resultado

 

Elementos generales

Módulo que permite realizar búsqueda de documentos emitidos por clientes de GDExpress y analizar situación de documentos tanto en el SII como en los clientes. 

Componentes:

  • Documentos emitidos
  • Cesiones emitidas
  • Barra de búsqueda
  • Búsqueda avanzada 
  • Mis Consultas
  • Resultado de Búsquedas

Resultado de Búsqueda

Permite al usuario visualizar el resultado de la consulta mediante la barra de búsqueda o Búsqueda avanzada. 

 

 Elementos disponibles:

  • Descargar: Permite al usuario descargar un fichero comprimido con extensión .zip (extraíble) el cual contiene un documento Excel con todos los registros que retorna una consulta  determinada. Esto solo considera los primeros 10.000 registros en lista, en caso de requerir más, se solicita realizar dos consultas filtrando por segmentos de tiempo o tipos de DTE. 
  • Cuadro de Resultados:  La información asociada al cuadro de resultados se encuentra disponible en la sección de Semáforos.

Semáforo

Interfaz que permite al usuario GDExpress identificar el estado de los documentos mediante círculos de colores con sus estados correspondientes en el SII.

Estos pueden ser:

  

(A) Estado de Autorización: Circulo verde si el documento está aprobado, amarillo aprobado con reparo y rojo rechazado ante el SII. 
(D) Estado de Distribución electrónica: Círculo verde si el documento fue distribuido al Cliente/SII, circulo rojo si no se distribuyó.   
(R) Estado de recepción cliente: Circulo verde si hay recepción del documento por parte del cliente, círculo rojo si no se recepcionó.
(L) Estado de aceptación comercial: Círculo verde si el receptor entrega aceptación comercial al documento o, en su defecto, pasan los 8 días legales para darla. Si el cliente rechaza la mercadería, este cambia a rojo. (Mayor información http://www.sii.cl/factura_electronica/GUIA_aceptacion_reclamo_dte.pdf)
(C) Estado de Cesión electrónica: Círculo verde en caso de realizar de forma correcta la cesión del documento a un Factoring, en caso de estar erróneo, circulo rojo.
(X) Estado de anulación: Permite anular el documento desde el sistema de GDExpress evitando que vuelva a ser enviado al SII. Esto se permite solo si el documento fue rechazado y, posteriormente, eliminado de nuestra plataforma.  

 Nota:

  • Para el estado de autorización, cuando el círculo es plomo significa que el SII no ha dado respuesta al documento enviado. 
  • El SII puede tardar como máximo 24 horas en dar respuesta a un documento.
  • La distribución electrónica se realizará solo si la casilla del cliente no presenta problema alguno. 

Herramientas adicionales

Icono disponible en el cuadro de resultado (previa búsqueda de un documento emitido) situado al final de la línea. 

  

Dentro de ellas se destacan:

 

 

Seguimiento de la factura

Permite seleccionar un documento y monitorear su estado. 

 

Vista previa de impresión

Genera un PDF con la información del documento tributario generado.

 

Tracking del Documento

Detalla el ciclo completo de un documento electrónico desde que llega a la plataforma hasta que se distribuye al cliente. La ruta optima corresponde a: Recibido, Enviado SII, Aprobado SII, Distribuido electrónicamente., Espera acuse de recibo, recibido receptor, aprobado receptor y, posterior a su aprobación, queda en estado listo Por archivar (entendiéndose que con este se finaliza el ciclo). 

 

Distribuir electrónicamente

Permite realizar nuevamente la distribución a la casilla electrónica del cliente. Esto se requiere cuando realizamos un envío pero el cliente informa que no le llegó a su casilla de correo. La evidencia principal de esto es que el registro "Distribuido electrónicamente"  itera 3 veces y no informa a qué casilla se envió (asociado a problemas de casilla por parte del receptor).

 

Cesión de este documento

 Permite otorgar el documento a un Factoring para realizar su cobranza (véase módulo factoring para mayor información).

 

El ciclo correcto de recepción y distribución del documento se puede apreciar en la imagen a continuación:

Búsqueda Simple

 

Barra de Búsqueda Simple

Elemento que permite al usuario realizar búsquedas generales sobre documentos emitidos recepcionados en nuestro portal. Dicha campo de texto permitirá buscar acorde a las coincidencias encontradas para los siguientes valores:

  • Monto: Valor correspondiente al total del documento tributario.
  • Folio: Número de documento electrónico.
  • Razón Social: Permite buscar tanto por emisor como receptor.
  • Tipo de DTE: Código interno del SII relacionado al documento buscado. 
  • RUT: Permite buscar tanto por RUT emisor como receptor.  

 

 

Ejemplos de búsqueda simple


Búsqueda por folio:
Si está en conocimiento del usuario el folio a buscar, solo será necesario que lo ingrese en la barra de búsqueda y aparecerán todos los registros que coincidan con el valor especificado. En base a esto, será responsabilidad del usuario identificar cuál es el documento buscado. Ej: búsqueda de folio 11909

 

Búsqueda por Monto: Si está en conocimiento del usuario el monto total a buscar, solo será necesario que lo ingrese en la barra de búsqueda y aparecerán todos los registros que coincidan con el valor especificado. En base a esto, será responsabilidad del usuario identificar cuál es el documento buscado. Ej: búsqueda por monto $826.888

 

Búsqueda por Razón Social: Si está en conocimiento del usuario la razón social a buscar, solo será necesario que lo ingrese en la barra de búsqueda y aparecerán todos los registros que coincidan con el valor especificado. En base a esto, será responsabilidad del usuario identificar cuál es el documento buscado. Ej: búsqueda para razón social OW CHILE

 

 

 

 

Búsqueda Avanzada

 

Búsqueda Avanzada

Situada al costado derecho de la lupa de búsqueda, este botón permitirá al usuario realizar una búsqueda detallada según campos específicos (tipo DTE, fecha emisión, folio, rango, RUT emisor/receptor, estado SII, filtros).

 

Definición de Campos

Tipo Documento: Documento tributario electrónico que se desea buscar.

Fecha emisión: Fecha de emisión asociada al documento.

Folio: Número individual o rango de folios a buscar. 

Emisor:  Lista con RUT de empresas emisoras asociadas a la cuenta de acceso con que se ingresó.

Receptor: Campo vacío que permite buscar por el RUT del proveedor.

Estado SII: Busca según la respuesta otorgada por el SII para ese documento (Aprobado SII, Aprobado con Reparos SII, Rechazado SII, Eliminado, No Eliminado, Indefinido). 

Filtros: Entrega nuevos filtros que pueda facilitar el proceso de búsqueda para el usuario:

  1. Fecha de Vencimiento
  2. Distribución electrónica
  3. Recepción Cliente
  4. Aceptación Comercial
  5. Cesión electrónica
  6. Estado de Anulación
  7. Fecha de recepción SII
  8. Fecha de recepción GDExpress
  9. Forma Pago

Mis Consultas

Asistente que permite al usuario crear y guardar búsquedas predeterminadas las cuales podrá utilizar de forma recurrente. Los pasos para crear una consulta son:

1. Ingresar al módulo de Documentos emitidos o Documentos Recibidos y seleccionar la opción de "Mis Consultas".

 

2. Una vez abierto el asistente, el usuario deberá completar los campos requeridos para ejecutar la consulta: 

a. Nombre: Deberá asociarle un nombre representativo de la consulta a realizar.

b. Campo: Seleccionar el valor que permitirá discriminar entre los registros ya existentes (Como ejemplo se usará el TipoDTE).

c. Operador: Corresponde al operador lógico entre el campo a filtrar y el valor (Se entiende como operador lógico: "Mayor que", "Menor que", "Igual", "Distinto" ,etc).

d. Valor: Registro alfanumérico que será utilizado para asociar al campo de búsqueda y ejecutar el filtro. 

e. Conector: Valor requerido en caso de usar más de una condición (Ejemplo TipoDTE y, adicional, buscar por Rut Emisor) siendo "y" para considerar de forma obligatoria ambas líneas u "o" para tomar solo una de las dos.

 

 

3. Una vez que se completen todos los campos, daremos clic al botón "Probar", esto nos generará un link el cual nos permitirá visualizar todos los registros que cumplan con las condiciones establecidas (En caso del ejemplo: "TipoDTE:33 AND RUTEmisor:1-9"). Posterior a ello, si desea guardar dicha búsqueda, deberá dar clic al botón "Guardar". 

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